Госархив Курской области

Порядок использования архивных документов в читальном зале областного казенного учреждения «Государственный архив Курской области»



I. Общие положения

1.1 Настоящий Порядок использования архивных документов (далее – Порядок) в читальном зале ОКУ «Государственный архив Курской области» (далее – архив) разработан в соответствии с Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059) и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале ОКУ «Госархив Курской области», Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 03.06.2013 г. № 635 (зарегистрирован Минюстом России 14.11.2013, регистрационный № 30386).
1.2 Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного Фонда РФ, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее - дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале ОКУ «Госархив Курской области».
1.3 Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством РФ.
1.4 Плата за посещение читального зала архива, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.
1.5. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с законодательством РФ.


II. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива

2.1 Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления (приложение №1) или письма направившей его организации, в которых указывается фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.
2.2 Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца (приложение № 2) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.
2.3 Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архива или уполномоченным им лицом (далее руководство архива) на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке. Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.


III. Права и обязанности пользователей

3.1 Пользователь вправе:
3.1.1 Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии. Дела, документы, содержащие сведения о личной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечении 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение. Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.
3.1.2 Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.
3.1.3 Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных и муниципальных услуг.
3.1.4 Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.
3.1.5 Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.
3.1.6 Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.
3.1.7 Получать платные услуги в соответствии с Прейскурантом архива.
3.1.8 Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.
3.1.9 Использовать при работе с делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.10 Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов и справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.
3.1.11 Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц в читальном зале осуществляется на общих основаниях.
3.1.12 Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии законодательством РФ.
3.2 Пользователь обязан:
3.2.1 Соблюдать настоящий Порядок.
3.2.2 Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.
3.2.3 Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.
3.2.4 Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200х300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.8 и 3.1.9.
3.2.5 Вносить в читальный зал предметы пи сьма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200х300 мм.
3.2.6 Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.
3.2.7 Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
3.2.8 Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.
3.2.9 Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.
3.2.10 Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.
3.2.11 Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.
3.2.12 Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.
3.2.13 выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).
3.2.14 Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.8 и 3.1.9.
3.2.15 При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления их нахождения в читальном зале.
3.2.16 Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные.
3.2.17 Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством РФ.


IV. Порядок выдачи описей, документов, печатных изданий.

4.1 Дела и печатные издания предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказа (требований) (приложение №3) под расписку за каждую единицу предоставленного материала.
4.1.1 Небрежно и неправильно оформленные бланки заказов на выдачу дел, а также дел, не соответствующих теме исследования, к исполнению не принимаются.
4.1.2 Выдача особо ценных документов, не имеющих фонда пользования, осуществляется на основании письменного разрешения (в форме резолюции на требовании на выдачу документальных материалов) директора архива.
4.1.3 Прием требований на выдачу архивных документов и описей дел осуществляется 2 раза в день: с 9.00 до 10.00 и с 16.30 до 17.30.
4.1.4 Выдача документов фондов досоветского периода, наиболее востребованных пользователями, объемных дел фондов, которые требуют полистной проверки или нумерации дел, сокращается с 5 до 3 ед. хр.
4.1.5 Срок выдачи пользователю в читальный зал не должен превышать 2 рабочих дней со дня оформления требования на выдачу документальных материалов. При наличии большого количества требований на выдачу дел из одного архивохранилища, на выдачу документов по наведению справок генеалогического характера может быть введена предварительная запись начальником отдела сохранности документов (или его заместителем) и зав. читальным залом.
4.1.6. Выдача архивных дел из архивохранилищ производится на следующий день после подачи требования с 9.00 до 10.00 (при заказе в первой половине предыдущего дня) и с 14.00 до 15.00 (при заказе во второй половине текущего дня).
4.2 Архивные документы выдаются в день оформления заказа следующим категориям пользователей:
- представителям законодательной, исполнительной власти и органов местного самоуправления;
- представителям территориальных федеральных органов, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
4.2.1. Архивные документы могут быть выданы с разрешения директора архива:
- прибывшим в командировку,
- приехавшим из районов Курской области и других регионов РФ.
4.3 Единовременно для пользования может быть выдано: описей – 5, дел – до 3-10, книг, брошюр – до 3-10, газетных подшивок – до 3-5 (в зависимости от объема), до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
4.3.1. Единовременно пользователю может быть выдано дел (согласно инструкции о порядке выдачи и приема архивных документов и описей дел из архивохранилищ ОКУ «Госархив Курской области», согласованной протоколом ЭМК ОКУ «Госархив Курской области» № 3 от 13.05.2014 г.):


п/п


Категории
документов, описи


Выдача архивных документов
пользователям в читальный зал


Срок, на который   выдается архивный документ

(в днях)


Кол-во ед. хр., описей, которое
может быть заказано в один день


Кол-во ед. хр., описей, которое
одновременно может находиться у пользователя


1


Архивные документы на бумажной
основе


30


До 20 ед. хр., общим объемом не более 1500 л. (либо одно дело объёмом более 1500 листов) или не более 500 л. (либо одно дело объёмом более 500 листов) из
архивных фондов личного происхождения


До 20 ед. хр.


2


Особо ценные документы


14


До 5 ед. хр.


До 5 ед. хр.


3


Описи дел


5


До 5 ед. хр.


До 10 ед. хр.

4.4 Описи, отсутствующие в читальном зале, выдаются в день заказа в течение одного часа, за исключением случаев их занятости сотрудниками архива; дела, печатные издания выдаются на следующий день (требования, поступившие во 2-й половине дня, удовлетворяются соответственно во 2-й половине следующего дня).
4.5 Подлинники архивных описей (1-й экземпляр), хранящиеся у главного хранителя фондов не выдаются.
4.6 Архивные описи (3-й экземпляр), хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям читального зала для работы по темам их исследований.
4.7 Архивные описи (2-й экземпляр), хранящиеся в отделе обеспечения сохранности документов, выдаются в день заказа в читальный зал по разрешению начальника отдела или его заместителя в случае отсутствия 3-го экземпляра описей в читальном зале на срок не более 3-х дней.
4.8 В требовании на выдачу описей пользователь читального зала заполняет все графы: указывает фамилию, инициалы, тему и цель исследования, номер и название фонда, ставит дату заполнения заказа.
4.9 Один заказ оформляется на выдачу не более 5 описей, хранящихся в отделе обеспечения сохранности документов.
4.10 Контроль за соблюдением установленных сроков возврата второго экземпляра описей осуществляет сотрудник читального зала и сотрудники отдела обеспечения сохранности документов.
4.11 При наличии большого количества требований на выдачу документов генеалогического характера сотрудником читального зала вводится предварительная запись.
4.12 Описи и справочно-поисковые средства к делам, документам предоставляются на срок до 5 дней, особо ценные документы – до 5 дней, несброшюрованные документы, книги – по разрешению руководства архива на 1 день, остальные дела, печатные издания – на 1 месяц. Выдача особо ценных документов рассматривается в каждом конкретном случае. Дела выдаются с разрешения директора архива и начальника отдела обеспечения сохранности документов.
4.13 Уникальные документы в читальный зал не выдаются.
4.14 Максимальное количество дел, которое может находиться одновременно у пользователя, не должно превышать 20 дел.
4.15 При наличии ксерокопий подлинные документы и печатные издания в читальный зал не выдаются, за исключением случаев необходимости изучения внешних особенностей документов.
4.16 В читальный зал не выдаются дела:
- содержащие ветхие документы;
- зараженные плесенью, биологическими вредителями;
- подлинные, имеющие копии фонда пользования;
- расшитые;
- находящиеся на реставрации;
- находящиеся на сканировании;
- фонды которых находятся на переработке и усовершенствовании.
4.17 Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в случае: их плохого физического состояния, ограничений на использование, установленных в соответствии с законодательством РФ или фондообразователем; необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива; выдачи дел во временное пользование учреждениям; экспонирования дел на выставке; выдаче их другому пользователю.


V. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.

5.1 По заказам пользователей выдаются ксеро- (фото-) копии (при наличии материалов и исправности оборудования) в определенные для этого дни.
5.2 Заказы на копирование оформляются на специальном бланке (приложение №4) и передаются сотруднику читального зала.
5.3 Копирование документов негосударственной части архивного фонда РФ и документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов на государственное хранение. При отсутствии ограничений, установленных во время передачи документов, копирование осуществляется на общих основаниях.
5.4 Вопрос о копировании уникальных документов, документов и печатных источников дореволюционного и губернского периодов, а также документов и дел, требующих расшивки и реставрации, решаются руководством архива в каждом конкретном случае индивидуально.
5.5 Запрещается ксерокопирование печатных источников и документов досоветского и губернского периодов. Производятся только фотокопии (скан- образы) указанных документов.
5.5 Копирование фондов, коллекций, книг в полном объеме производится только с разрешения руководства архива.
5.6 Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования – не более 15 страниц единовременно.
5.7 В исключительных случаях допускается копирование техническими средствами пользователей (фотоаппаратами, видеокамерами). Копирование производится строго под контролем сотрудника читального зала. Оплата взимается только за предоставление документов по прейскуранту. Допустимые объемы копирования – не более 10 – 20% от дела.
5.8 По согласованию с руководством архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы – карты, чертежи, планы или приглашать для этой работы специалистов. Копирование производится в помещении архива под контролем его сотрудника с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
5.9 Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку или пересылаются по указанному адресу.
5.10 Аутентичность изготовленных архивом копий удостоверяется простановкой штампа с указанием поисковых данных документа на обороте копии.

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК
От 19.11.2014 г. № 10

Скачать приложения