Госархив Курской области


Часто задаваемые вопросы

1. Какие запросы граждан и организаций исполняют архивы?

По тематике обращений пользователей архивной информацией запросы подразделяются на следующие виды:

тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;

генеалогические запросы - запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода;

запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

ОКУ «Государственный архив Курской области» обеспечивает исполнение:

социально-правовых запросов (о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы; о награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий; о получении образования; о погибших (пропавших без вести) военнослужащих в годы Великой Отечественной войны 1941 - 1945 г.г., о нацистских преследованиях в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 г.г., о пребывании на оккупированной территории в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 г.г., о политических репрессиях; о подтверждении факта усыновления (попечительства, опекунства); о записях актов гражданского состояния (рождении, бракосочетании, смерти до 1921 г.));

генеалогических запросов;

тематических запросов (об истории (создании, реорганизации, прекращении) деятельности учреждений, предприятий и организаций, учебных заведений, населенных пунктов, переименовании населенных пунктов, улиц, учреждений; о дате рождения, бракосочетания, смерти (до 1921 г.) и месте рождения граждан; об имущественных правах граждан (о выделении земельного участка (квартиры), регистрации права собственности на земельный участок в садоводческом товариществе (гаражно-строительном кооперативе), под индивидуальное жилищное строительство); о составе семьи (родственных отношениях), о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту); библиографических запросов (о месте рождения, обучения, работы, деятельности определенного физического лица)).

ОКУ «Государственный архив общественно-политической истории Курской области» обеспечивает исполнение:

социально-правовых запросов (о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы бывших руководителей обкома, горкома, райисполкома; о награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий; об образовании; о направлении на целинные земли, ударные комсомольские стройки; о пребывании на оккупированной территории в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 г.г., об участии в партизанском движении в годы Великой Отечественной войны 1941 - 1945 г.г.; о политических репрессиях);

тематических запросов (об истории (создании, реорганизации, прекращении) деятельности учреждений, библиографических запросов (о месте рождения, обучения, работы, деятельности определенного физического лица)).

ОКУ «Государственный архив документов по личному составу Курской области» обеспечивает исполнение:

социально-правовых запросов (о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы; о льготном стаже; отпуске по уходу за ребенком; о награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий; о погашении ссуды, донорских днях и выплате страховых взносов).

2. Какие документы выдают архивы?

Архивы предоставляют гражданам и организациям по их запросам следующие виды документов:

архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и при необходимости историческую справку по теме;

тематический обзор архивных документов - систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

3. Какие документы представляют граждане Российской Федерации, лица без гражданства и юридические лица для исполнения запросов на основе документов Архивного фонда Курской области и других архивных документов?

Граждане Российской Федерации, лица без гражданства и юридические лица для получения архивной информации, представляют в архивное управление Курской области следующие документы:

1) заявление (по установленной форме для физического лица или для юридического лица);

2) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность заявителя, являющегося физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица (при личном обращении – оригинал; при письменном обращении – копию; при обращении по электронной почте - электронный образ документа);

3) документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя (физического или юридического лица), в случае, если с заявлением обращается представитель заявителя (при личном обращении представителя заявителя - оригинал, при письменном обращении – копию, при обращении по электронной почте - электронный образ документа): доверенность (в простой письменной форме – для сотрудников заявителя – юридического лица, в нотариальной форме – для иных представителей); копия учредительного документа, копия решения о назначении или об избрании физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо имеет право действовать от имени юридического лица без доверенности, а также копия приказа о его назначении;

4) документ, подтверждающий полномочия на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну (при личном обращении – оригинал; при письменном обращении – копию, при обращении по электронной почте или через Портал Курской области (при условии регистрации на Едином портале государственных и муниципальных услуг) - электронный образ документа).

В заявлении указывается следующая информация:

1) сведения о заявителе: для юридического лица - полное наименование юридического лица, почтовый и юридический адреса, телефон, адрес электронной почты; для физического лица - фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии), номер контактного телефона, адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в электронной форме с использованием сети «Интернет») и почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме посредством почтовой связи);

2) суть запрашиваемой информации (интересующая тема, вопрос, событие, факт, сведения) и хронологические рамки запрашиваемой информации;

3) один из способов получения результата предоставления государственной услуги (лично заявителем или его представителем; по почтовому или электронному адресу);

4) дата;

5) исходящий номер (только для юридического лица).

Заявление физического лица должно быть подписано физическим лицом, а при обращении юридического лица - руководителем или иным уполномоченным лицом.

Заявление должно быть заполнено на русском языке, от руки разборчиво чернилами черного или синего цвета или машинописным способом. В тексте заявления не допускаются подчистки, приписки, наличие нерасшифрованных сокращений, исправлений, зачеркнутых слов. Копии документов должны быть исполнены без пробелов текста и затемнений.

4. Какие документы представляют российские и иностранные граждане, лица без гражданства, проживающие за рубежом (в странах, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г.), для исполнения запросов, связанных с реализацией их законных прав и свобод?

Российские и иностранные граждане, лица без гражданства, проживающие за рубежом, для получения архивной информации, необходимой для реализации их законных прав и свобод, представляют в архивное управление Курской области при личном обращении, или по почте, электронной почте с использованием информационно-коммуникационной сети «Интернет» следующие документы:

1) письменный запрос, в форме анкеты на бумажном носителе, оформленный на русском языке, от руки разборчиво чернилами черного (синего) цвета или машинописным способом;
2) документ, удостоверяющий личность заявителя (при личном обращении – предъявляется оригинал; при обращении по почте – копию; при обращении по электронной почте – электронный образ документа);

Документом, удостоверяющим личность заявителя, является:

  • паспорт гражданина Российской Федерации - для граждан Российской Федерации;
  • паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина - для иностранных граждан;
  • документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, разрешение на временное проживание, вид на жительство либо иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства - для лиц без гражданства.

3) документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя, в случае обращения представителя заявителя (при личном обращении представителя заявителя - оригинал, при письменном обращении – копию; при обращении по электронной почте - электронный образ документа);

4) документ, дающий право на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, конфиденциальную информацию, если сведения запрашиваются о третьих лицах (доверенность, документ, подтверждающий прямые, родственные связи и брачные отношения) (при личном обращении - оригинал, при письменном обращении – копию; при обращении по электронной почте - электронный образ документа).

Указанные лица праве представить вместе с обозначенными документами:

1) трудовую книжку (титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения и страницы, в которых отражен запрашиваемый период работы, сведения о награждении) (при личном и письменном обращении – копию; при обращении по электронной почте - электронный образ документа);

2) документы об образовании и (или) о квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения (при личном и письменном обращении – копию; при обращении по электронной почте - электронный образ документа).

В анкете указываются следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя;

2) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

3) гражданство;

4) адрес места жительства;

5) дата составления запроса;

6) для получения архивной информации:

а) о заработной плате - название организации отдела, цеха в период работы и запрашиваемый период;

б) о стаже работы (службы) - свой год рождения, название организации (ведомственную принадлежность организации) в период работы, дату, год приема и увольнения; в качестве кого работали (служили);

в) об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты начала и окончания учебы;

г) об усыновлении - год, место усыновления, фамилия, имя, отчество усыновителя.

д) о составе семьи (родственных отношений), записях актов гражданского состояния - наименование населенного пункта, где проживал запрашиваемый и дату события; дату и место события (рождение, крещение, бракосочетание, смерть), фамилию, имя, отчество родителей или супруга (если нужен документ о браке);

е) при запросе документа о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, её ведомственная подчинённость;

ж) об эвакуации, об угоне в плен с оккупированных территорий районов Курской области - дату и место рождения, постоянное место проживания до момента угона (эвакуации), дату угона в плен (эвакуированы), дату возвращения из плена (эвакуации), состав семьи.

5. Является ли обязательным как для ликвидационной комиссии (ликвидатора) или конкурсного управляющего, так и для государственного или муниципального архива, заключение договора о передаче архивных документов на хранение в государственный или муниципальный архив?

Если организация, передающая документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, до принятия решения о ее ликвидации не являлась источником комплектования соответствующего архива, конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязаны заключить договор с архивом с момента начала процедуры ликвидации.

Положениями ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) установлено, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).

Обязанность обеспечить сохранность архивных документов возлагается на ликвидационную комиссию (ликвидатора), конкурсного управляющего, т.к. с момента их назначения и к ним переходят полномочия по управлению делами юридического лица.

В соответствии с абзацем 10 п. 2 ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

6. Может ли общество с ограниченной ответственностью передать документы в архив без заключения договора?

В государственные и муниципальные архивы поступают на постоянное хранение, как правило, документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной и муниципальной собственности, а также организаций, являющихся источниками комплектования указанных архивов.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы на основании договоров между этими архивами и собственниками указанных документов.

В соответствии с ч. 1 ст. 20 Закона об архивном деле государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Частью 2 указанной статьи установлено, что государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора. Заявление о включении в указанный список направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив и рассматривается экспертно-проверочной комиссией архива, которая принимает решение о включении или невключении негосударственной организации в указанный список.

Критерием служит состав документов, образующихся в деятельности организации и представляющих для общества и государства историческую, научную и культурную ценность.
В случае ликвидации негосударственных организаций конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязаны заключить договор о передаче архивных документов с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

Это требование положений части 10 ст. 23 Закона об архивном деле, которой установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Если негосударственная организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, архив не обязан принимать на хранение образующиеся в ее деятельности архивные документы.

Однако в случае ликвидации негосударственной организации на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим архив принимает на хранение образовавшиеся в процессе деятельности указанных организаций и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.

7. На основании чего документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук?

Положениями ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм указанного Федерального закона.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле).

В соответствии с п. 4.5 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

8. Применяется ли Порядок передачи документов в архив, предусмотренный постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, в отношении обществ с ограниченной ответственностью?

В соответствии с п. 1.2 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ его действие распространяется на документы только открытых и закрытых акционерных обществ. Положение определяет порядок, сроки хранения и виды документов, которые акционерное общество обязано хранить.