Часто задаваемые вопросы

По тематике обращений пользователей архивной информацией запросы подразделяются на следующие виды:

тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;

генеалогические запросы - запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода;

запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

ОКУ «Государственный архив Курской области» обеспечивает исполнение:

социально-правовых запросов (о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы; о награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий; о получении образования; о погибших (пропавших без вести) военнослужащих в годы Великой Отечественной войны 1941 - 1945 г.г., о нацистских преследованиях в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 г.г., о пребывании на оккупированной территории в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 г.г., о политических репрессиях; о подтверждении факта усыновления (попечительства, опекунства); о записях актов гражданского состояния (рождении, бракосочетании, смерти до 1921 г.));

генеалогических запросов(запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода);

тематических запросов (об истории (создании, реорганизации, прекращении) деятельности учреждений, предприятий и организаций, учебных заведений, населенных пунктов, переименовании населенных пунктов, улиц, учреждений; о дате рождения, бракосочетания, смерти (до 1921 г.) и месте рождения граждан; об имущественных правах граждан (о выделении земельного участка (квартиры), регистрации права собственности на земельный участок в садоводческом товариществе (гаражно-строительном кооперативе), под индивидуальное жилищное строительство); о составе семьи (родственных отношениях), о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту); библиографических запросов (о месте рождения, обучения, работы, деятельности определенного физического лица)).

ОКУ «Государственный архив общественно-политической истории Курской области» обеспечивает исполнение:

социально-правовых запросов (о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы бывших работников партийных и комсомольских органов, организаций и учреждений (обкомах, горкомах, райкомах); о награждении, присвоении почетного звания; об образовании (направлении, зачислении на учебу и об окончании учебного заведения); о направлении на целинные земли, ударные комсомольские стройки; о пребывании на оккупированной территории в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., об участии в партизанском движении в годы Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг.);

тематических запросов (об истории (создании, реорганизации, прекращении) деятельности партийных и комсомольских органов, организаций и учреждений; биографических запросов (сведений конкретного лица, требующихся для изучения его жизни и деятельности – только членов Коммунистической партии)).

ОКУ «Государственный архив документов по личному составу Курской области» обеспечивает исполнение:

социально-правовых запросов (о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы; о льготном стаже; отпуске по уходу за ребенком; о награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий; о погашении ссуды, донорских днях и выплате страховых взносов).

2. Какие документы выдают архивы?

Архивы предоставляют гражданам и организациям по их запросам следующие виды документов:

архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и при необходимости историческую справку по теме;

тематический обзор архивных документов - систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

3. Какие документы представляют граждане Российской Федерации, лица без гражданства и юридические лица для исполнения запросов на основе документов Архивного фонда Курской области и других архивных документов?

Граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства и юридические лица (или их уполномоченные представители), которым не требуется архивная справка, архивная выписка, архивная копия, заверенная путем проставления апостиля, для получения архивной информации, представляют в архивное управление Курской области следующие документы:
1) письменный запрос, составленный по установленной форме для физического лица или для юридического лица;
2) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, военный билет, временное удостоверение, выданное взамен военного билета, удостоверение личности военнослужащего Российской Федерации, вид на жительство в Российской Федерации, удостоверение беженца, разрешение на временное проживание в Российской Федерации, свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации, свидетельство о рождении, паспорт гражданина Российской Федерации, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации);
3) документ, подтверждающий полномочия представителя на осуществление действий от имени заявителя – при обращении через представителя (доверенность, свидетельство об усыновлении (удочерении), документ, подтверждающий установление опеки или попечительства);
4) документ, дающий право на получение сведений ограниченного доступа, - при запросе сведений о третьих лицах, относящихся к сведениям ограниченного доступа (свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, подтверждающие прямые родственные связи или брачные отношения с гражданином, в отношении которого запрашиваются сведения).
Перечисленные выше документы представляются: в виде оригинала при личном обращении заявителя за предоставлением услуги либо его уполномоченного представителя с последующим возвратом указанных документов заявителю либо его уполномоченному представителю; в виде копии или электронного образа документа при обращении заявителя за предоставлением услуги либо его уполномоченного представителя в электронной форме.
Электронный образ документа, удостоверяющего личность заявителя или его уполномоченного представителя, при обращении через Региональный портал не представляется.
Заявитель по собственному желанию имеет право представить в качестве приложения к запросу следующие документы:
1) копию (электронный образ) страниц трудовой книжки, включая титульный лист и страницы, в которых отражен запрашиваемый период работы, сведения о награждении;
2) копию (электронный образ) правоустанавливающего документа на объект недвижимости, права на который не зарегистрированы в Едином государственном реестре недвижимости.
В запросе указывается следующая информация:
1) сведения о заявителе:
а) юридическом лице - полное наименование юридического лица, почтовый и юридический адреса, телефон, адрес электронной почты;
б) физическом лице - фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии), номер контактного телефона, адрес электронной почты и почтовый адрес;
2) сведения о лице, на которое запрашиваются сведения, в составе, определенном в соответствующей форме запроса;
3) интересующая тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
4) о способе получения документа, являющегося результатом предоставления государственной услуги;
5) дата.
Запрос на бумажном носителе должен содержать подпись заявителя - физического лица либо руководителя юридического лица или иного уполномоченного лица.
Запрос должен быть оформлен на русском языке, от руки разборчиво чернилами черного (синего) цвета или машинописным способом, при этом должны быть заполнены все разделы формы, отмеченные символом «*», не допускаются подчистки, приписки, наличие нерасшифрованных сокращений, исправлений, зачеркнутых слов.
Форму запроса заявитель может получить непосредственно в Архивуправлении, МФЦ, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальных сайтах Администрации Курской области, «Архивная служба Курской области» (http://archive.rkursk), на Региональном портале (http://rpgu.rkursk.ru) и на Едином портале (http://www.gosuslugi.ru).
Заявитель вправе предоставить запрос следующим способом: в Архивуправление (на бумажном носителе посредством почтового отправления или при личном обращении заявителя либо его уполномоченного представителя или в электронной форме путем направления электронного образа документа на официальную электронную почту либо путем заполнения формы запроса и его отправки через личный кабинет Регионального портала, без необходимости дополнительной подачи запроса в какой-либо иной форме); в МФЦ - на бумажном носителе при личном обращении заявителя либо его уполномоченного представителя.

4. Какие документы представляют российские и иностранные граждане, лица без гражданства, проживающие за рубежом (в странах, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г.), для исполнения запросов, связанных с реализацией их законных прав и свобод?

Российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства, проживающие за рубежом, либо их уполномоченные представители для получения архивной информации, необходимой для реализации их законных прав и свобод, представляют в архивное управление Курской области при личном обращении, или по почте, электронной почте с использованием информационно-коммуникационной сети «Интернет» следующие документы:
1) письменный запрос, в форме анкеты на бумажном носителе, оформленный на русском языке, от руки разборчиво чернилами черного (синего) цвета или машинописным способом;
2) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, военный билет, временное удостоверение, выданное взамен военного билета, удостоверение личности военнослужащего Российской Федерации, вид на жительство в Российской Федерации, удостоверение беженца, разрешение на временное проживание в Российской Федерации, свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации, свидетельство о рождении, паспорт гражданина Российской Федерации, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации);
3) документ, подтверждающий полномочия представителя на осуществление действий от имени заявителя – при обращении через представителя (доверенность);
4) документ, дающий право на получение сведений ограниченного доступа, - при запросе сведений о третьих лицах, относящихся к сведениям ограниченного доступа (свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, подтверждающие прямые родственные связи или брачные отношения с гражданином, в отношении которого запрашиваются сведения).
Перечисленные выше документы представляются: в виде оригинала при личном обращении заявителя за предоставлением услуги либо его уполномоченного представителя с последующим возвратом указанных документов заявителю либо его уполномоченному представителю; в виде копии или электронного образа документа при обращении заявителя за предоставлением услуги либо его уполномоченного представителя в электронной форме.
Заявитель по собственному желанию имеет право представить в качестве приложения к запросу следующие документы:
1) копию (электронный образ) страниц трудовой книжки, включая титульный лист и страницы, в которых отражен запрашиваемый период работы, сведения о награждении);
2) копию (электронный образ) документа об образовании и (или) о квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения.
В запросе указываются следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя номер контактного телефона, адрес электронной почты и почтовый адрес;
2) дата и место рождения заявителя;
3) гражданство заявителя;
4) запрашиваемый документ с указанием сведений, необходимых для поиска информации;
5) цель запроса документа;
6) адрес места жительства с указанием государства, по которому должен быть направлен ответ;
7) данные документа, удостоверяющего личность;
8) дата.
Запрос на бумажном носителе должен содержать подпись заявителя - физического лица или иного уполномоченного лица.
Запрос должен быть оформлен на русском языке, от руки разборчиво чернилами черного (синего) цвета или машинописным способом, не допускаются подчистки, приписки, наличие нерасшифрованных сокращений, исправлений, зачеркнутых слов.
Форму запроса заявитель может получить непосредственно в Архивуправлении; информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальных сайтах Администрации Курской области, «Архивная служба Курской области» (http://archive.rkursk), на Региональном портале (http://rpgu.rkursk.ru) и на Едином портале (http://www.gosuslugi.ru).
Заявитель вправе предоставить запрос следующим способом: в Архивуправление (на бумажном носителе посредством почтового отправления или при личном обращении заявителя либо его уполномоченного представителя или в электронной форме путем направления электронного образа документа на официальную электронную почту Архивуправления); через Консульский департамент МИД России на бумажном носителе.

5. Является ли обязательным как для ликвидационной комиссии (ликвидатора) или конкурсного управляющего, так и для государственного или муниципального архива, заключение договора о передаче архивных документов на хранение в государственный или муниципальный архив?

Если организация, передающая документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, до принятия решения о ее ликвидации не являлась источником комплектования соответствующего архива, конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязаны заключить договор с архивом с момента начала процедуры ликвидации.

Положениями ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) установлено, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Росархива 20.12.2019 № 236 и зарегистрирован в Минюсте 6 февраля 2020 г. № 57449 (далее - Перечень).

Обязанность обеспечить сохранность архивных документов возлагается на ликвидационную комиссию (ликвидатора), конкурсного управляющего, т.к. с момента их назначения и к ним переходят полномочия по управлению делами юридического лица.

В соответствии с абзацем 10 п. 2 ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

6. Может ли общество с ограниченной ответственностью передать документы в архив без заключения договора?

В государственные и муниципальные архивы поступают на постоянное хранение, как правило, документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной и муниципальной собственности, а также организаций, являющихся источниками комплектования указанных архивов.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы на основании договоров между этими архивами и собственниками указанных документов.

В соответствии с ч. 1 ст. 20 Закона об архивном деле государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Частью 2 указанной статьи установлено, что государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора. Заявление о включении в указанный список направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив и рассматривается экспертно-проверочной комиссией архива, которая принимает решение о включении или невключении негосударственной организации в указанный список.

Критерием служит состав документов, образующихся в деятельности организации и представляющих для общества и государства историческую, научную и культурную ценность.
В случае ликвидации негосударственных организаций конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязаны заключить договор о передаче архивных документов с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

Это требование положений части 10 ст. 23 Закона об архивном деле, которой установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Если негосударственная организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, архив не обязан принимать на хранение образующиеся в ее деятельности архивные документы.

Однако в случае ликвидации негосударственной организации на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим архив принимает на хранение образовавшиеся в процессе деятельности указанных организаций и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.

7. На основании чего документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук?

Положениями ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм указанного Федерального закона.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле).

В соответствии с п. 4.5 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

8. Применяется ли Порядок передачи документов в архив, предусмотренный постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, в отношении обществ с ограниченной ответственностью?

В соответствии с п. 1.2 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ его действие распространяется на документы только открытых и закрытых акционерных обществ. Положение определяет порядок, сроки хранения и виды документов, которые акционерное общество обязано хранить.