Госархив Курской области


Часто задаваемые вопросы

1. Какие запросы граждан и организаций исполняют архивы?

По тематике обращений пользователей архивной информацией запросы подразделяются на следующие виды:

тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;

генеалогические запросы - запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода;

запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

ОКУ «Государственный архив Курской области» обеспечивает исполнение:

социально-правовых запросов (о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы; о награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий; о получении образования; о погибших (пропавших без вести) военнослужащих в годы Великой Отечественной войны 1941 - 1945 г.г., о нацистских преследованиях в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 г.г., о пребывании на оккупированной территории в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 г.г., о политических репрессиях; о подтверждении факта усыновления (попечительства, опекунства); о записях актов гражданского состояния (рождении, бракосочетании, смерти до 1921 г.));

генеалогических запросов;

тематических запросов (об истории (создании, реорганизации, прекращении) деятельности учреждений, предприятий и организаций, учебных заведений, населенных пунктов, переименовании населенных пунктов, улиц, учреждений; о дате рождения, бракосочетания, смерти (до 1921 г.) и месте рождения граждан; об имущественных правах граждан (о выделении земельного участка (квартиры), регистрации права собственности на земельный участок в садоводческом товариществе (гаражно-строительном кооперативе), под индивидуальное жилищное строительство); о составе семьи (родственных отношениях), о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту); библиографических запросов (о месте рождения, обучения, работы, деятельности определенного физического лица)).

ОКУ «Государственный архив общественно-политической истории Курской области» обеспечивает исполнение:

социально-правовых запросов (о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы бывших работников партийных и комсомольских органов, организаций и учреждений (обкомах, горкомах, райкомах); о награждении, присвоении почетного звания; об образовании (направлении, зачислении на учебу и об окончании учебного заведения); о направлении на целинные земли, ударные комсомольские стройки; о пребывании на оккупированной территории в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., об участии в партизанском движении в годы Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг.);

тематических запросов (об истории (создании, реорганизации, прекращении) деятельности партийных и комсомольских органов, организаций и учреждений; биографических запросов (сведений конкретного лица, требующихся для изучения его жизни и деятельности – только членов Коммунистической партии)).

ОКУ «Государственный архив документов по личному составу Курской области» обеспечивает исполнение:

социально-правовых запросов (о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы; о льготном стаже; отпуске по уходу за ребенком; о награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий; о погашении ссуды, донорских днях и выплате страховых взносов).

2. Какие документы выдают архивы?

Архивы предоставляют гражданам и организациям по их запросам следующие виды документов:

архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и при необходимости историческую справку по теме;

тематический обзор архивных документов - систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

3. Какие документы представляют граждане Российской Федерации, лица без гражданства и юридические лица для исполнения запросов на основе документов Архивного фонда Курской области и других архивных документов?

Граждане Российской Федерации, лица без гражданства и юридические лица для получения архивной информации, представляют в архивное управление Курской области следующие документы:

1) заявление (по установленной форме для физического лица или для юридического лица);

2) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность заявителя, являющегося физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица (при личном обращении – оригинал; при письменном обращении – копию; при обращении по электронной почте - электронный образ документа);

3) документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя (физического или юридического лица), в случае, если с заявлением обращается представитель заявителя (при личном обращении представителя заявителя - оригинал, при письменном обращении – копию, при обращении по электронной почте - электронный образ документа): доверенность (в простой письменной форме – для сотрудников заявителя – юридического лица, в нотариальной форме – для иных представителей); копия учредительного документа, копия решения о назначении или об избрании физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо имеет право действовать от имени юридического лица без доверенности, а также копия приказа о его назначении;

4) документ, подтверждающий полномочия на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну (при личном обращении – оригинал; при письменном обращении – копию, при обращении по электронной почте или через Портал Курской области (при условии регистрации на Едином портале государственных и муниципальных услуг) - электронный образ документа).

В заявлении указывается следующая информация:

1) сведения о заявителе: для юридического лица - полное наименование юридического лица, почтовый и юридический адреса, телефон, адрес электронной почты; для физического лица - фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии), номер контактного телефона, адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в электронной форме с использованием сети «Интернет») и почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме посредством почтовой связи);

2) суть запрашиваемой информации (интересующая тема, вопрос, событие, факт, сведения) и хронологические рамки запрашиваемой информации;

3) один из способов получения результата предоставления государственной услуги (лично заявителем или его представителем; по почтовому или электронному адресу);

4) дата;

5) исходящий номер (только для юридического лица).

Заявление физического лица должно быть подписано физическим лицом, а при обращении юридического лица - руководителем или иным уполномоченным лицом.

Заявление должно быть заполнено на русском языке, от руки разборчиво чернилами черного или синего цвета или машинописным способом. В тексте заявления не допускаются подчистки, приписки, наличие нерасшифрованных сокращений, исправлений, зачеркнутых слов. Копии документов должны быть исполнены без пробелов текста и затемнений.

4. Какие документы представляют российские и иностранные граждане, лица без гражданства, проживающие за рубежом (в странах, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г.), для исполнения запросов, связанных с реализацией их законных прав и свобод?

Российские и иностранные граждане, лица без гражданства, проживающие за рубежом, для получения архивной информации, необходимой для реализации их законных прав и свобод, представляют в архивное управление Курской области при личном обращении, или по почте, электронной почте с использованием информационно-коммуникационной сети «Интернет» следующие документы:

1) письменный запрос, в форме анкеты на бумажном носителе, оформленный на русском языке, от руки разборчиво чернилами черного (синего) цвета или машинописным способом;
2) документ, удостоверяющий личность заявителя (при личном обращении – предъявляется оригинал; при обращении по почте – копию; при обращении по электронной почте – электронный образ документа);

Документом, удостоверяющим личность заявителя, является:

  • паспорт гражданина Российской Федерации - для граждан Российской Федерации;
  • паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина - для иностранных граждан;
  • документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, разрешение на временное проживание, вид на жительство либо иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства - для лиц без гражданства.

3) документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя, в случае обращения представителя заявителя (при личном обращении представителя заявителя - оригинал, при письменном обращении – копию; при обращении по электронной почте - электронный образ документа);

4) документ, дающий право на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, конфиденциальную информацию, если сведения запрашиваются о третьих лицах (доверенность, документ, подтверждающий прямые, родственные связи и брачные отношения) (при личном обращении - оригинал, при письменном обращении – копию; при обращении по электронной почте - электронный образ документа).

Указанные лица праве представить вместе с обозначенными документами:

1) трудовую книжку (титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения и страницы, в которых отражен запрашиваемый период работы, сведения о награждении) (при личном и письменном обращении – копию; при обращении по электронной почте - электронный образ документа);

2) документы об образовании и (или) о квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения (при личном и письменном обращении – копию; при обращении по электронной почте - электронный образ документа).

В анкете указываются следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя;

2) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

3) гражданство;

4) адрес места жительства;

5) дата составления запроса;

6) для получения архивной информации:

а) о заработной плате - название организации отдела, цеха в период работы и запрашиваемый период;

б) о стаже работы (службы) - свой год рождения, название организации (ведомственную принадлежность организации) в период работы, дату, год приема и увольнения; в качестве кого работали (служили);

в) об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты начала и окончания учебы;

г) об усыновлении - год, место усыновления, фамилия, имя, отчество усыновителя.

д) о составе семьи (родственных отношений), записях актов гражданского состояния - наименование населенного пункта, где проживал запрашиваемый и дату события; дату и место события (рождение, крещение, бракосочетание, смерть), фамилию, имя, отчество родителей или супруга (если нужен документ о браке);

е) при запросе документа о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, её ведомственная подчинённость;

ж) об эвакуации, об угоне в плен с оккупированных территорий районов Курской области - дату и место рождения, постоянное место проживания до момента угона (эвакуации), дату угона в плен (эвакуированы), дату возвращения из плена (эвакуации), состав семьи.

5. Является ли обязательным как для ликвидационной комиссии (ликвидатора) или конкурсного управляющего, так и для государственного или муниципального архива, заключение договора о передаче архивных документов на хранение в государственный или муниципальный архив?

Если организация, передающая документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, до принятия решения о ее ликвидации не являлась источником комплектования соответствующего архива, конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязаны заключить договор с архивом с момента начала процедуры ликвидации.

Положениями ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) установлено, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).

Обязанность обеспечить сохранность архивных документов возлагается на ликвидационную комиссию (ликвидатора), конкурсного управляющего, т.к. с момента их назначения и к ним переходят полномочия по управлению делами юридического лица.

В соответствии с абзацем 10 п. 2 ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

6. Может ли общество с ограниченной ответственностью передать документы в архив без заключения договора?

В государственные и муниципальные архивы поступают на постоянное хранение, как правило, документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной и муниципальной собственности, а также организаций, являющихся источниками комплектования указанных архивов.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы на основании договоров между этими архивами и собственниками указанных документов.

В соответствии с ч. 1 ст. 20 Закона об архивном деле государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Частью 2 указанной статьи установлено, что государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора. Заявление о включении в указанный список направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив и рассматривается экспертно-проверочной комиссией архива, которая принимает решение о включении или невключении негосударственной организации в указанный список.

Критерием служит состав документов, образующихся в деятельности организации и представляющих для общества и государства историческую, научную и культурную ценность.
В случае ликвидации негосударственных организаций конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязаны заключить договор о передаче архивных документов с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

Это требование положений части 10 ст. 23 Закона об архивном деле, которой установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Если негосударственная организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, архив не обязан принимать на хранение образующиеся в ее деятельности архивные документы.

Однако в случае ликвидации негосударственной организации на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим архив принимает на хранение образовавшиеся в процессе деятельности указанных организаций и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.

7. На основании чего документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук?

Положениями ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм указанного Федерального закона.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле).

В соответствии с п. 4.5 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

8. Применяется ли Порядок передачи документов в архив, предусмотренный постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, в отношении обществ с ограниченной ответственностью?

В соответствии с п. 1.2 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ его действие распространяется на документы только открытых и закрытых акционерных обществ. Положение определяет порядок, сроки хранения и виды документов, которые акционерное общество обязано хранить.