В читальном зале ОКУ «Госархив Курской области» 18 ноября 2016 г. состоялось заседание коллегии архивного управления Курской области. В заседании коллегии приняли участие и.о.начальника (Л.Б. Карманова) и ведущий консультант (М.В. Шишлова) архивного управления Курской области, директора (Елагина Н.А., В.И. Хондарь, В.М. Шалобаева) и заместители директоров (О.В. Пешехонова, Н.А. Ульянкина, Н.Ф. Савастина) государственных архивов Курской области, подведомственных архивному управлению Курской области; начальники архивных отделов администраций из Обоянского (И.А. Громова), Октябрьского (Т.К. Цуканова), Курского (Н.А. Сонина), Суджанского (Е.М. Волкова), Фатежского (И.В.Чаплыгина) районов, г. Курска (В.И. Путильцева) и г. Курчатова (Ж.Н.Пьянкова), всего 20 человек.

Коллегию открыла и.о.начальника архивного управления Курской области Л.Б. Карманова, омтечтившая, что учет документов в государственных и муниципальных архивах является одной из основных задач в деле обеспечения сохранности документов Архивного фонда Курской области и других архивных документов.

С основным докладом «О состоянии учета документов Архивного фонда Курской области и других архивных документов и ведении учетных документов в государственных архивах Курской области» выступили заместители директоров ОКУ «Госархив Курской области» О.В. Пешехонова, ОКУ «ГАОПИ Курской области» Н.А. Ульянскина и директор ОКУ «ГАДЛС Курской области» В.М. Шалобаева, акцентировав особое внимание на работе по оформлению и ведению основных учетных документов в архивах. Было отмечено, что учет архивных документов ведется в традиционном и в автоматизированном режиме (БД «Архивный фонд»). Кроме того, в ОКУ «Госархив Курской области» ведется БД «Список фондов» в автоматизированном режиме. В ОКУ «Госархив Курской области» ведутся свыше 10 основных и около 30 вспомогательных учетных документов, всего в архиве заполняется более 33 учетных документов, в которых ежегодно на 1 января составляется итоговая запись. В ОКУ «ГАОПИ Курской области» и ОКУ «ГАДЛС Курской области» проведена работа по переформированию книги учета поступлений, дел фондов и надлежащему хранению листов фондов в соответствии с требованиями Правил.

В целом работа по состоянию учета документов Архивного фонда Курской области и других архивных документов и ведении учетных документов в государственных архивах Курской области была признана коллегией архивного управления Курской области удовлетворительной.

С докладом «О состоянии развития архивного дела в муниципальном образовании «Суджанский район» выступила начальник архивного отдела Администрации Суджанского района Е.М. Волкова. Ею было отмечено, что в архивном отделе созданы оптимальные условия хранения документов: имеется пожарная сигнализация, шесть огнетушителей, планы эвакуации сотрудников отдела и имущества при возникновении чрезвычайных ситуаций, топографические указатели, назначены ответственные должностные лица за противопожарное состояние. В 2015 г. в трех архивохранилищах установлена система вентиляции. Первичными средствами хранения обеспечено 95% дел от общего количества хранящихся в архиве дел. При поддержке Администрации Суджанского района решаются вопросы улучшения материально-технической базы архивного отдела, в районе принята муниципальная программа «Развитие архивного дела в Суджанском районе Курской области на 2015-2020 годы», реализацией которой стало приобретение визуализатор архива VIAR, шести гигрометров для измерения температурного и влажностного режимов, 20 п.м металлических стеллажей. Средства из областного бюджета на реализацию переданных отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела используются на также на укрепление материально-технической базы архива и заработную плату ведущего специалиста архивного отдела. За 2013-2015 гг. за счет субвенций приобретены компьютерный стол, стеллажи, короба, ксерокс, антивирус на 2 компьютера, новые картриджи на три принтера, ксерокс. Ведется работа по заполнению учетной базы данных «Архивный фонд», полностью заполнена БД «Местонахождение архивных документов по личному составу», внесена информация о местонахождении документов по личному составу 155 организаций. Начата работа по переводу архивных документов в электронный вид, всего переведено в электронный вид семь ед.хр. (784 листа).
Коллегия архивного управления Курской области отметила ряд недостатков в работе архивного отдела – задолженность по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования (79%), архивный отдел не комплектуется документами личного происхождения от граждан-собственников или владельцев архивных документов и фотодокументами, отсутствует экспонирование архивных документов на выставках, не проводится работа по популяризации архивных документов (экскурсии, уроки для студентов и школьников, дни открытых дверей и др.).

В заключении был рассмотрен проект плана коллегии архивного управления Курской области на 2017 год. Состоялось награждение работников ОКУ «Госархив Курской области». Дипломами за составление справочного издания «Из истории храмов курской епархии», который был представлен на конкурс работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012-2014 гг., были награждены зам. директора архива О.В. Пешехонова, зам. начальника отдела Л.С. Ласочко и научный сотрудник Т.Н. Потаскаева.