В актовом зале МБОУ «Средняя школа № 5» г. Курска 30 сентября 2015 г. состоялся практический семинар «О порядке проведения государственного учета документов Архивного фонда, временно хранящихся в организациях». Организатором семинара выступило архивное управление Курской области совместно с государственным архивом Курской области. В работе семинара приняли участие ведущий консультант архивного управления Курской области (М.В. Шишлова), заместитель директора (О.В. Пешехонова) и начальник отдела комплектования (Е.И.Юдалевич) государственного архива Курской области, специалисты, ответственные за делопроизводство и архив организаций-источников комплектования ОКУ «Государственный архив Курской области», всего около 100 человек.

Семинар открыла заместитель директора государственного архива Курской области Пешехонова О.В., отметившая значимость и важность государственного учета документов Архивного фонда и архивных документов, образующихся в деятельности организаций и подчеркнувшая основную цель учета, состоящую в обеспечении сохранности документов, находящихся временно на ведомственном хранении в организациях.

Шишлова М.В. рассказала об основных требованиях, которые предъявляются к составлению и оформлению паспорта архива организации, в том числе к составлению паспорта архива организации, хранящей научно-техническую, патентную и конструкторскую документацию, подсчету количества дел постоянного хранения и по личному составу, в том числе неописанных, находящихся в структурных подразделениях, а также сосредоточенных как в помещении ведомственного архива, так и находящихся в структурных подразделениях организации, расчету загруженности архивохранилища, определении количества документов, хранящихся в организации сверх установленного законодательством Российской Федерации срока. Были показаны примеры заполнения паспорта архива в случае упорядочения документов в положенные сроки, в случае если упорядочена только часть документов в положенные сроки и в случае, если упорядочение документов в организации совсем не проводилось с момента ее создания. Были даны разъяснения по срокам упорядочения документов постоянного хранения и по личному составу, заполнению паспорта архива по государственным организациям, организациям, имеющим негосударственную форму собственности, но хранящим государственную и негосударственные части документов Архивного фонда Курской области, организациям, относящимся к негосударственной форме собственности.
Все участники семинара получили формы паспорта архива организации. Проведение семинара сопровождалось показом слайдов.