В Администрации Курской области 31 марта 2015 г. состоялось совещание-семинар по вопросу ликвидации задолженности в упорядочении документов, образовавшихся в результате деятельности исполнительных органов государственной власти Курской области. Организаторами совещания выступили Управление делами Администрации Курской области и архивное управление Курской области.

В совещании приняли участие Управляющий делами Администрации Курской области А.Т. Стрелков, заместитель начальника архивного управления Курской области – начальник отдела по организации деятельности государственных, муниципальных архивов Курской области и государственному контролю в сфере архивного дела Л.Б. Карманова, ведущий консультант архивного управления Курской области М.В. Шишлова, директор (Н.А. Елагина), заместитель директора (О.В. Пешехонова) и главный архивист (Е.И. Юдалевич) ОКУ «Госархив Курской области», заместители руководителей (председатели экспертных комиссий) и специалисты комитетов, департаментов и инспекций Курской области, всего более 60 человек.

Совещание открыл управляющий делами Администрации Курской области А.Т. Стрелков, отметивший, что документы, образующиеся в деятельности отраслевых комитетов, отнесенные к составу Архивного фонда Курской области и поступающие на государственное хранение, являются частью истории Курской области. Насколько полно будет сформирован документальный фонд отрасли и сохранена история края, зависит от конкретных работников делопроизводственных служб, собравшихся на сегодняшнее совещание.

О выполнении пункта 4 перечня поручений, содержащихся в разделе I протокола заседания Администрации Курской области от 24 июля 2014 г. № 10 по вопросу упорядочения документов отраслевых органов исполнительной власти Курской области рассказала Л.Б. Карманова. В своем выступлении Карманова отметила, что в течение 6 лет (2009-2014 гг.) в состав Архивного фонда Курской области было включено 148 тысяч дел управленческой и научно-технической документации, документов личного происхождения, фотодокументов, в том числе на электронных носителях. В сравнении с 2009 годом с 48% до 64% возросло количество документов в организациях, подготовленных к государственному хранению. Вместе с тем, по состоянию на 1 января 2014 г. из 33 отраслевых органов государственной власти задолженность по упорядочению документов имели 79% органов исполнительной власти, а в ряде комитетов задолженность составляла от 5 до 12 лет. Поэтому вопрос о ликвидации задолженности по упорядочению документов органов государственной власти был поднят на заседании Администрации Курской области 24 июля 2014 г., где было принято решение о принятии дополнительных мер по данному вопросу. В результате было проведено ряд мероприятий: архивным управлением Курской области совместно с ОКУ «Госархив Курской области» направлены письма в адрес отраслевых комитетов, имеющих задолженность; проведена работа с экспертными комиссиями органов исполнительной власти Курской области; самостоятельно проведено упорядочение документов 11 отраслевых комитетов; на платной основе, с помощью работников государственного архива Курской области упорядочены документы 7 отраслевых органов исполнительной власти. Таким образом, к 1 марта 2015 г. задолженность по упорядочению документов отраслевых комитетов снизилась до 45%. С 2013 г. архивное управление Курской области осуществляет контроль за соблюдением архивного законодательства на территории Курской области, осуществляя выходы в проблемные организации, имеющие задолженность по упорядочению документов. С 2015 г. подобные проверки начнутся и в отраслевых органах государственной власти Курской области.

Работу государственного архива Курской области по обеспечению сохранности документов органов исполнительной власти Курской области осветила О.В. Пешехонова. Она подчеркнула, что на сегодняшний день все комитеты имеют номенклатуры дел, согласованные с ЭПК архивного управления Курской области. За три года (2012 - 2014 гг.) документы упорядочены в 17 комитетах, причем самостоятельно провели данную работу 11 органов исполнительной власти (Администрация Курской области; комитет ЗАГС Курской области; комитет финансов Курской области; комитет по управлению имуществом Курской области; комитет по труду и занятости населения Курской области; комитет пищевой и перерабатывающей промышленности Курской области; комитет агропромышленного комплекса Курской области; комитет строительства и архитектуры Курской области; департамент по опеке и попечительству, семейной и демографической политике Курской области; архивное управление Курской области; комитет здравоохранения Курской области).

Вместе с тем, во многих комитетах документы формируются в дела с отступлениями от номенклатуры дел, а при ее отсутствии - в произвольном порядке. В номенклатуры дел комитетов не включаются аудиовизуальные документы, документы на электронных носителях, фотодокументы. В 31 комитете из 33 обязанности по ведению делопроизводства и архивного дела возложены на определенных специалистов, как нагрузка к их основным обязанностям. В 11 органах исполнительной власти при отсутствии приспособленных помещений под ведомственный архив, документы хранятся в шкафах, столах, тумбах, создавая предпосылки для постепенной их утраты. Во многих выделенных помещениях под архив, наряду с документами постоянного хранения находятся документы временного срока, хозяйственный инвентарь, ненужная мебель, оргтехника.
Управляющим делами Администрации Курской области А.Т. Стрелковым было дано поручение архивному управлению Курской области и ОКУ «Госархив Курской области» о предоставлении к 1 июля 2015 г. в Управление делами Администрации Курской области информации в разрезе каждого комитета о состоянии работы по своевременному проведению экспертизы ценности и упорядочению документов, их местонахождении и хранении.